新人の仕事といえば、「電話が鳴ったら積極的に取る」というのがどこの企業でも多いのではないでしょうか。
新人は実務がまだできないため、仕方がないと言えばそうなのですが、納得できない人もいると思います。
今回は、
・電話を取るのは新人の仕事なのか
・電話を取り続ける中で感じたこと
・電話を取らせない会社ってあるのか
について、私の体験談をお話します。
【体験談】電話を取るのは新入社員の仕事？
電話を取るのは新人の仕事なのか
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電話を取るのは新人の仕事なのか、という疑問は入社当時から私も感じていました。
「出れる人が出ればいいじゃん！」
という気持ち、分かります。
しかし、私がよく先輩や上司から聞かされていたのは
「新卒と上司では時間単価が違う。単価の低い新人が電話を取って当然」
という価値観でした。
そのため、電話に出ない新人は先輩から注意されるのが当たり前の社風でしたね。
残念ながら、ほとんどの会社でこの価値観は根強いんじゃないかと思います。
【体験談】電話を取り続けて感じたこと。
そんな価値観に耐えて電話を取り続けるメリットはあるのでしょうか。私の体験をお話していきますね。
メリットその１：電話対応が上手になり度胸がついた
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私は１日にだいたい１０本〜３０本くらい電話をとっていました。
電話を取るのは積極的ではない方でしたが、自分なりに努力してこれくらいです。
電話で相手の声を聞き取りにくいときは
「お客様、申し訳ございませんが、もう一度お名前を頂戴してもよろしいでしょうか？」
と聞いていました。
最初はビクビクするし、何度も名前を聞き返して申し訳ない気持ちにもなるんですが、やはり数をこなすと上手になります。
そのうち恐怖心も減っていきました。
メリットその２：社員の名前を比較的早く覚えられた
新人のときは、会社内部の社員の名前を全員覚えるのにも苦労します。
私は電話対応で、会社内の人間に電話をつなぐ回数を重ねることで、社員の名前は比較的早く覚えられたのは良かったなと思います。
メリットその３：会社とクライアントの関係を把握できた
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電話対応を続けていると、会社とクライアントとの関係性が見えることがあります。
・いつもクレーマー気質な取引先
・気持ちよく対応してくれる協力先
・〇〇部署の〇〇さんとクライアントの〇〇さんは仲が良い
などです。私が居た会社は顧客からの苦情も多い会社だったので
・自分の会社が周りからどう見られているのか
を肌で感じることができたことも、経験としては良かったなと思います。
メリットその４：人によっては社内の評価が上がることがある
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電話に出るのは基本的に、目の前の業務を中断しないといけないので、面倒です。
しかし、先輩社員も新人のときにこの面倒くささを経験しているので、新人の気持ちはよく分かってくれています。
ですので、積極的に電話をとると感謝されますし、社内の評価は上がりやすいですね。
積極的に電話をとっていた新入社員は、
〇〇さんはいつも積極的に電話を取っているね
と上司や先輩から褒められていました。
評価されるのは嫌な気持ちではないですよね。
コラム：手元の仕事はなかなか進まないが・・・
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当然ですが、電話に出ている間は手元の作業が中断するので、仕事はなかなか捗りません。
電話を積極的に取っていた時期は手元の仕事が定時内で終わらないことも多かったですね。
ただ、頼まれた仕事が極端に進まないと、先輩社員が心配してくれるようになりました。
私の仕事がなかなか進まない現状を見かねた先輩社員が
「電話は無理して取らなくてもいいよ」
と言ってくれて一緒に電話を取ってくれるようになりました。
正直に相談するのも大事なんだな・・と感じましたね。
【朗報】電話対応を社員にさせない職場もある
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そうはいっても、
「電話が鳴ったら新人が取るっていうのは非効率すぎるんじゃないか？」
「新人だからって理由だけで電話取るのは当然というのは納得がいかない」
こんな気持ちをお持ちの方もいると思います。
そんな方にお伝えしたいのですが、新人に電話対応させない会社もあるということです。
私が転職した先は、会計の資格を必要とする専門的な職種の仕事でしたが、その会社は専門職として仕事をすることを社員に求めており、電話対応は専門職員の仕事ではない、という考えが浸透していました。
電話対応の窓口を社員が担うことは業務上非効率という考えが浸透していたので、基本的に外部からの電話はすべて事務局（総務）の人間が取っていましたね。
ですので、電話を取るのは新人の仕事、というのは、会社の考え方次第なのだろうと思います。
まとめ
今回は、
・電話を取るのは新人の仕事なのか
・電話を取り続ける中で感じたこと
・電話を取らせない会社ってあるのか
について、私の体験談をお話しました。
電話を取る行為は業務効率を悪化させるだけなので、電話応対をしてくれる事務局というポジションが社内にあると便利ですが、それは会社の価値観次第です。
電話を取るのは新人の仕事、という考え方の会社にいるのであれば、その社風を変えるのは困難です。
近くに親身になってくれる先輩社員を探しつつ、電話対応に困ったら、周りに相談してみてはいかがでしょうか。
ひとりで抱え込んでストレスを溜めないように前向きになっていきましょう！
